Procesų žemėlapis yra diagrama, leidžianti grafiškai pamatyti visus organizacijoje vykdomus procesus ir jų tarpusavio ryšius.
Be abejo, diagrama leidžia stebėti visus procesus, kurie yra sukurti įmonėje. Panašiai ir fazės, kurios kiekvieną procesą sudaro tam tikru būdu. Tokiu būdu gaunama bendra visų su kiekvienu procesu susijusių aspektų vizija.
Be to, galite pamatyti visus tarpusavio ryšius tarp kiekvieno proceso fazių. Taip pat ir ryšiai tarp visų procesų, atspindimi viename grafike, kuris yra proceso žemėlapis.
Kitaip tariant, grafikoje pateikiama bendra sistemos vizualizacija, kai organizuojama visa įmonė. Tai per jo procesus ir tarpusavio ryšius.
Proceso žemėlapio sukūrimo veiksmai
Svarbiausi proceso žemėlapio sudarymo žingsniai yra šie:
1. Procesų atribojimas
Kaip visi žinome, procesas gali būti labai platus, todėl patogu teisingai nustatyti ribas. Tai reiškia, kad apibrėžiant procesą, reikia parengti schemą, kurioje būtų surinkti visi atstovaujami sistemos elementai. Schema leidžia šį platų procesą apžvelgti paprastai ir aiškiai.
2. Elementų identifikavimas
Kita vertus, elementas yra viskas, kas gali paveikti procesą ir visą sistemą. Tai gali būti tokie aspektai kaip įmonės infrastruktūra, taip pat elementai, kurie reikalingi kiekvieno proceso įėjimo ir išėjimo metu. Proceso žemėlapyje parodomi visi šie elementai ir tarpusavio ryšiai.
3. Operacinės linijos identifikavimas
Panašiai, nustatant operacinę ar funkcinę liniją, galima stebėti seką, kurios reikia laikytis atliekant kiekvieną procesą. Dėl šios priežasties proceso žemėlapyje galima nustatyti struktūrą ir maršrutus, kurių reikia laikytis operacinėje linijoje.
4. Pridėkite palaikymo procesus
Žinoma, palaikymo procesai gali padėti valdyti operacinę ir valdymo liniją. Visi palaikymo procesai padeda pagerinti visos sistemos veikimą, todėl juos būtina pritaikyti operacinei linijai. Palaikymo procesai paprastai yra administracinė veikla.
5. Pridėkite procesų, turinčių įtakos sistemai
Organizacijoje yra procesų, kurie gali turėti įtakos visos sistemos veikimui. Todėl šiame etape procese pridedami visi funkciniai organai, kurie veikia visą sistemą. Tai gali būti tokios sritys kaip grįžtamasis ryšys ir kokybė, kurios apskritai veikia visą procesą.
Kodėl sudaromas proceso žemėlapis?
Procesų žemėlapio sukūrimas gali suteikti įmonei daug naudos, svarbiausios yra šios:
- Žinokite, kaip šiuo metu organizacijoje vystosi užduotys ir darbai.
- Padidinkite visko, kas daroma įmonėje, kokybę.
- Pagerinkite procesus, kurie vykdomi organizacijoje.
- Kurkite ir plėtokite naujus ir skirtingus darbo būdus, ypač kai išgyvenate krizę.
- Išmatuokite ir įvertinkite, kas daroma. Tada su rezultatais sustiprinkite veiksmus ir našumą.
Simbolika, naudojama procesų žemėlapiuose
Proceso žemėlapyje naudojamas didelis skaičius simbolių ir kiekvienas jų turi reikšmę. Kai kurie dažniausiai naudojami simboliai yra šie:
1. Rodyklės
Iš tiesų rodyklės nurodo kryptį, kuria sekama srautais. Tai padeda perskaityti srauto diagramą, nes ji nurodo proceso kryptį. Pavyzdžiui, iš kairės į dešinę arba iš viršaus į apačią.
2. Stačiakampiai
Stačiakampiai atspindi funkciją, kurią reikia atlikti ir atlikti. Jis naudojamas labai dažnai, nes parodo veiksmą, operaciją ar užduotį, kurią reikia atlikti.
3. Ovalos
Kita vertus, ovalai rodo proceso pradžią ar pabaigą. Tai yra srauto diagramos taškai, nurodantys, kur pradedate ir kur baigiate. Paprastai yra tik vienas startas, tačiau kiekviename žingsnyje jie gali turėti kelis pabaigos taškus.
4. Deimantai
Deimantai taip pat yra svarbus momentas, dėl kurio reikia priimti sprendimą. Straipsniai, pažymėti taip arba ne, paprastai atsiranda iš šios figūros. Žinoma, iš kiekvieno deimanto išeina tik viena rodyklė.
Kitaip tariant, po kiekvieno sprendimo taško yra rodyklė, pažymėta taip arba ne. Kitas variantas gali būti teisingas ar klaidingas.
5. Lygiagretainis
Panašiai lygiagretainio naudojimas atspindi procesų įvestis ir išvestis srautų diagramose.
Procesų tipai
Procesai, kuriuos galima vizualizuoti procesų žemėlapiuose, yra šie:
1. Pagrindiniai procesai
Visų pirma, pagrindiniai procesai yra orientuoti į pridėtinę vertę. Todėl jie yra tiesiogiai susiję su įmonės siūlomomis prekėmis ir paslaugomis. Todėl šių procesų rezultatą klientas vertina tiesiogiai.
Žinoma, šie procesai yra pagrindiniai, nes daugelis funkcinių sričių įsikiša, kad būtų įvykdyti, ir dėl šios priežasties reikalauja daugiau išteklių.
Be to, tai yra procesai, padedantys pasiekti tikslus, nustatyti politiką, naudoti strategijas ir bendrai įmonės veiklai.
2. Strateginiai procesai
Antra, strateginius procesus nustato vyresnioji vadovybė, nes jie apibrėžia, kaip organizacija veikia ir kaip sukuriama vertė. Jie yra parama, ypač priimant strateginį procesą. Strateginis procesas apima planavimą, strategijos įgyvendinimą ir nuolatinį organizacijos tobulinimą.
3. Palaikymo procesai
Trečia, palaikymo procesai palaiko pagrindinius procesus ir strateginius procesus. Jie yra būtini siekiant visų procesų ir apskritai įmonės sistemos tikslų.
Galiausiai galime daryti išvadą, kad procesų žemėlapis yra būtinas norint turėti visuotinę organizacijos veiklos ir visų jos procesų viziją. Tai padeda suprasti ir aiškiai apibrėžti jas atliekančias funkcijas ir veikėjus. Visa tai, laikant organizaciją procesų valdymu, kurie yra tarpusavyje susiję siekiant galutinio rezultato.