Vidaus kontrolė yra procedūra, kuri yra įmonės išteklių ir turto kontrolės dalis ir skirta registruoti įmonės veiklą ir atsekamumą..
Augant įmonėms tampa vis sunkiau sekti, kas vyksta su jų ištekliais, turtu, įrankiais ir žmonėmis.
Štai kodėl tapo būtina sukurti mechanizmą, leidžiantį registruoti šių išteklių naudojimą ir veiklą.
Finansinių išteklių ir turto vidaus kontrolės pavyzdžiai
Kai kurios vidaus kontrolės priemonės, taikomos prekėms, yra įmonėms priklausančių transporto priemonių įvažiavimo ir išvažiavimo patikrinimai. Taip kontroliuojama transporto priemonės veikla, susidėvėjimas, degalų sąnaudos ir už ją atsakingas asmuo.
Tvarkydami įmonės automobilius, vairuotojai privalo nešti žurnalą, kuriame užfiksuota kelionės pradžia ir pabaiga bei kiekvieno etapo laikas.
Kitas pavyzdys - sandėlyje esančių medžiagų atsargų kontrolė. FIFO ir LIFO sistemoms būtinai reikia atlikti vidaus kontrolės patikrinimą, kad būtų žinomos medžiagos ar inventoriaus datos ir rūšys. Tai yra apskaitos įvestis, kuri taip pat galėtų būti naudojama prekių nusidėvėjimui.
Kalbant apie finansinius išteklius, vidaus kontrolė atliekama prieš vykdant išlaidas, pavyzdžiui, GAV (administracinės ir pardavimo išlaidos), atsirandančias dėl šių funkcijų užduočių. Tačiau jis turi būti kontroliuojamas, kad neviršytų to, kas būtina šiam laikotarpiui.
Pvz., Jei per mėnesį reikia pirkti popieriaus lapus, pieštukus ir spausdintuvo rašalą, vidaus kontrolė turėtų apskaičiuoti, kas išleidžiama kas mėnesį, ir kiekvieną mėnesį tai tikrinti, kad būtų apsaugota ta išlaidų marža.
Vidinio valdymo atsarginės kopijos
Lygiai iš karto įrašant išteklius ir veiklą, svarbu jį archyvuoti, kad būtų sugeneruotas kiekvieno valdomo elemento failas.
Yra skirtinga vidinio valdymo programinė įranga, kurią įmonės gali samdyti, arba pakanka „Microsoft Excel“ skaičiuoklės, jei ji užsakoma.
Norėdami išvengti nuostolių, galite nusipirkti virtualų saugyklos debesį ir įkelti šiuos failus ten, kad išvengtumėte jų praradimo.
Jei taip pat turite popierinę atramą su atsakomybės parašais, patogu skaitmeninti šiuos dokumentus. Pavyzdžiui, per skaitytuvą ir vėliau ištuštinant į skaitmeninius aplankus.
Vidaus kontrolės vadovai
Žmonės, atsakingi už vidaus kontrolės veiksmus, turi būti tvarkingi, organizuoti ir gebėti dirbti pagal didelės paklausos scenarijus, nes, pavyzdžiui, vienu metu jie galėtų valdyti daugelį elementų: finansinę išlaidų kontrolę, atsargų kontrolę, prekių kontrolę. įmonės turto naudojimas ir žmonių atvykimo ir pasitraukimo kontrolė.
Jei šiame registracijos procese kažkas nepavyksta, įmonės veiklos tikrovėje ir kapitale, atsižvelgiant į jos turtą, gali būti nukrypimų. Būtent dėl šios priežasties vidaus kontrolė turi būti tvarkingos ir grandinėmis susietos operacijų sistemos dalis.
Vidaus kontrolė teikia vertingą paramą organizacijos operatyviam valdymui, užtikrinant skaidrius ir saugius atsekamumo procesus.
Todėl jos svarba yra ta, kad įmonės, neatsižvelgdamos į jų struktūrą ir dydį, įgyvendina tam tikrą vidaus kontrolės sistemą, kad galėtų geriau registruoti savo turtą ir galėtų diagnozuoti, kur yra logistikos nukrypimų, kad galėtų nuolat pagerinti savo vertės grandinės procesus.