Administracinio padėjėjo funkcijos

Administracinio padėjėjo funkcijos yra atliekamos atliekant administracinį darbą biure. Jie svyruoja nuo klientų aptarnavimo iki įmonės dokumentų valdymo.

Administracinio padėjėjo darbas turi kelias užduotis ir yra kasdienės įmonės veiklos pagrindas administraciniu požiūriu.

Nors dažniausiai šios profesinės padėties įmonės struktūroje yra žemiausias rangas ir atlyginimas, tokio tipo profilis įmonės veikloje atlieka daug ir įvairių pagrindinių funkcijų.

Asistentas savo darbe turi turėti įrodomų žinių ir įgūdžių apie biuro elementus.

Ypač svarbus yra pagrindinės biuro automatikos programinės įrangos, išplėstos tarp verslo struktūros, ir kitų specifinių programų, skirtų tam tikriems sektoriams (grafinis dizainas, vektoriniai, programavimas, aktuariniai mokslai, …) sritis.

Be to, paprastai šiame profilyje būtina tvarkyti kompiuterinę įrangą ar turtą, kuris yra plačiai paplitęs visų rūšių biuruose. To pavyzdžiai yra kompiuteriai, kopijavimo aparatai ir kita dokumentų apdorojimo ir archyvavimo įranga.

Administracinio asistento funkcijos

Administracijos padėjėjas kasdien vykdo daugybę užduočių įmonėje. Visi jie gali būti suskirstyti į kategorijas ir reikalauja daugybės kompetencijų:

• Akivaizdus klientų aptarnavimas: Asistentas yra pirmasis visuomenei prieinamas asmuo ir tarnauja kaip filtras kiekvienos įmonės patalpų klientams.
• Ryšių valdymas: Šis specialistas turėtų organizuoti telefono ir el. Pašto kontaktus. Taip pat įprasta, kad jūs koordinuojate socialinius tinklus ar žiniatinklio elementus, kai nėra specialių tų funkcijų specialistų.
• Dokumentų priėmimas, tvarkymas ir siuntimas: Įprasta, kad administraciniai padėjėjai veikia kaip bagažo ir dokumentų tvarkytojai, paskirstydami juos įvairiuose skyriuose.
• Kasdienės valdymo užduotys: Labai dažnai šie darbuotojai atlieka pagrindines biuro automatikos užduotis, tokias kaip įvairaus tipo turinio kūrimas ir personalo darbotvarkės parengimas. Ryškiausi yra atsiskaitymo, apskaitos arba dokumentų ir bylų valdymo klausimai.
• Santykiai su trečiosiomis šalimis: Įmonės turi užmegzti ryšį su kitais, tokiais kaip tiekėjai ar viešosios reguliavimo institucijos. Dažnai administravimo padėjėjas yra atsakingas už tai, kad šis informacijos srautas būtų sklandus.
• Parama vyresniajam personalui ar vadovams: Kaip ir ankstesniame punkte, daugelis padėjėjų administravimo požiūriu atlieka kitų įmonės sričių palaikymo užduotis.

Administracinio padėjėjo pareigos

Tokio tipo profesionalus galima rasti visų tipų įmonėse, neatsižvelgiant į jų dydį ir ekonomikos sektorių, kuriame jos dalyvauja.

Tuo pačiu metu jis veikia tiek privačiose, tiek valstybinėse įmonėse, su kuriomis galima naudotis per opoziciją.

Dėka naujų skaitmeninių aplinkų kūrimo ir naujų telekomunikacijų, administravimo padėjėjo profesinis profilis įgijo naujų funkcijų.

Tai turėjo įtakos mokymų poreikiui užimti šias pareigas įmonėje. Paprastai šis pasirengimas yra reguliuojamas profesinio mokymo kursuose, skirtuose įmonės administravimo ar finansų išmanymui.