RACI matrica naudojama priskirti ir apibrėžti atsakomybės laipsnį, atitinkantį kiekvieną iš žmonių, dalyvaujančių vykdant projektą.
Jis taip pat žinomas kaip atsakomybės paskirstymo matrica. Jo tikslas yra sugebėti nustatyti skirtingus vaidmenis ir atsakomybę, kurias turi prisiimti kiekvienas asmuo, suformuotas vykdant projektą.
Todėl rekomenduojama jį parengti projekto pradžioje. Kad nuo pat pradžių būtų aišku ir nustatyta vaidmuo ir atsakomybė, kurią prisiims kiekvienas projekte dalyvaujantis asmuo. Tai taip pat užtikrina, kad visi dalyviai pasiektų geresnio bendradarbiavimo.
Ką reiškia kiekviena raidė, sudaranti RACI matricos pavadinimą
RACI matricos pavadinimą sudaro keturios raidės ir kiekviena raidė turi reikšmę. Kiekvienos raidės reikšmė yra tokia:
Raidė R
Neabejotinai R yra raidė, nurodanti, kas prisiima atsakomybę. Šis laiškas apibrėžia asmens, atsakingo už tam tikros užduoties atlikimą, vaidmenį. Todėl jūs prisiimate atsakomybę už tai, kad laiku ir nustatyta tvarka atliktumėte atliktus namų darbus.
Raidė A
Panašiai raidė A nustato, kas ją patvirtina. Patvirtinančio asmens vaidmuo yra priimti ir patvirtinti atsakingo asmens pateiktą užduotį. Kitaip tariant, tvirtintojas patvirtina, kad darbai buvo atlikti pagal reikalaujamus reikalavimus.
C raidė
Savo ruožtu raidė C nurodo, su kuo konsultuojamasi. Paprastai jie yra ekspertai arba išmanantys temą ir užduotį, kuriems reikia nuomonės ir pasiūlymų dėl kai kurių projekto užduočių aspektų. Išorė konsultavosi su jo nuomone tam tikru aspektu, į kurį reikia atsižvelgti įgyvendinant projektą, nes jis yra šios srities ekspertas.
I raidė
Galiausiai mano raidė nustato, kas praneša. Šių žmonių vaidmuo apima kiekvieną asmenį, kuris turi būti informuotas apie projekto užduočių raidos ir raidos procesą. Jie taip pat turi būti informuoti apie atliktas užduotis.
RACI matricos sudarymo privalumai
Pagrindiniai privalumai, kuriuos reikia pasiekti sudarant RACI matricą, yra šie:
- Kiekvieno projekte dalyvaujančio dalyvio vaidmenys ir atsakomybė yra aiškiai apibrėžti.
- Galima nustatyti, kuris asmuo prisiima atsakomybę už sąskaitų tvarkymą atsižvelgiant į užduotis ar darbus, kuriuos reikia atlikti.
- Tai leidžia subalansuoti žmonių, komandų ar padalinių, dalyvaujančių kuriant projektą, darbo krūvius.
- Tai leidžia lengvai kontroliuoti tolesnę užduočių ir darbo, reikalingo sėkmingai užbaigti projekto plėtrą, raidą ir atlikimą.
Kaip sukurti RACI matricą
Norint sukurti RACI matricą, reikia atlikti šiuos veiksmus:
1 žingsnis
Pirma, užduotys, kurias reikia atlikti vykdant projektą, nustatomos ir išdėstomos kaip eilutės, sudarančios matricą.
2 žingsnis
Antra, žmonės, dalyvaujantys projekto kūrime, yra identifikuojami ir pateikiami stulpelių pavidalu matricos formavime.
3 žingsnis
Trečia, dedamos RACI matricos pavadinimą sudarančios žodžio raidės. Priskiriant kiekvieną raidę kiekvienai užduočiai, galima apibrėžti, kas iš dalyvaujančių žmonių bus atsakingas, kas patvirtins, su kuo konsultuojamasi ir kas turi būti informuojamas vykdant kiekvieną projekto užduotį.
4 žingsnis
Galiausiai bus galima nustatyti, ar visas darbas yra gerai paskirstytas, ar yra tuščios vietos ir ar yra dubliavimų. Tai siekiant patikrinti, ar viskas gerai suformuota, ir išvengti vėlesnių problemų.
Privalumai ir trūkumai taikant RACI matricą
Privalumai, kuriuos galima pasiekti įgyvendinant projektą taikant RACI matricą, yra šie:
1. Yra judrus ir paprastas bendravimo procesas
Bendravimas paprastai būna paprastesnis ir greitesnis, nes RACI matrica leidžia aiškiai vizualizuoti vaidmenį ir funkcijas, kurias turėtų atlikti kiekvienas asmuo. Tai nepašalina, tačiau sumažina bendravimo problemų tarp projekte dalyvaujančių žmonių.
2. Pagerinti produktyvumą
Akivaizdu, kad sumažinus bendravimo problemas, tai padeda geriau išnaudoti laiką, todėl padidėja produktyvumas. Kiekvienos užduoties atlikimo laikas yra sutrumpintas ir tai supaprastina bendrą vykdymo procesą.
3. Tinkamas darbo paskirstymas
Be to, RACI matrica leidžia vizualizuoti atsakomybę ir funkcijas, todėl ją galima nustatyti, jei darbo krūvis paskirstomas proporcingai. Jei įmanoma nustatyti, kad atsakingam asmeniui tenka per didelis darbo krūvis, prieš vykdant projektą atliekami būtini pakeitimai. Pasiekti darnesnį naštos ir atsakomybės pasiskirstymą.
4. Išpildyti lūkesčiai
Iš tiesų, taikant šią priemonę, projekto pabaigoje gauti rezultatai yra labai panašūs į rezultatus, kurių tikimasi projekto pradžioje. Taip atsitinka todėl, kad galite geriau kontroliuoti visas užduotis, kurias reikia sukurti. Be to, kiekvienas asmuo konkrečiai žino, už ką yra atsakingas visame projekto vykdymo procese.
Nors privalumai yra dideli ir daug, RACI matricai taip pat gali būti trūkumų.
- Iš pradžių jį taikyti gali būti pernelyg sudėtinga, o tai neigiamai veikia jo supratimą.
- Nepaisant to, kad RACI matrica yra puiki priemonė, nepakanka tik ją sukurti, bet jūs taip pat turite jos laikytis.
- Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, tiems, kurie nėra susipažinę su matrica, gali būti brangu ją sukurti pirmą kartą.
- Yra tikimybė, kad yra projektų, kuriems nereikia tokio tipo planavimo, todėl matricos sukūrimas gali būti kažkas, kas lėtina projektą, o ne tai, kas jį skatina.
Apibendrinant galima pasakyti, kad RACI matrica yra labai naudinga priemonė, kurią galima pritaikyti bet kokio tipo projektuose. Kadangi tai lemia visų žmonių, dalyvaujančių jo įgyvendinime, vaidmenis ir funkcijas. Tai skatina geresnę kontrolę ir geresnių rezultatų pasiekimą projekto pabaigoje.