Projekto stebėjimas susijęs su daugelio veiksmų atlikimu, siekiant patikrinti teisingą jo vykdymo raidą.
Todėl projekto stebėjimas ir jį suplanavus pradedama nuo projekto įgyvendinimo.
Stebėsenos etapą sudaro tikrinimas, ar skirtingi projekto etapai vykdomi laiku ir forma. Norėdami tai padaryti, naudojama eilė parametrų ir kintamųjų, kurie leidžia mums sužinoti, ar nėra nukrypimų nuo pradinio plano.
Projekto stebėsenos svarba
Šis etapas yra būtinas nustatant būtinas priemones vykdant suvokiamas problemas. Negalime kažko pradėti, jei anksčiau neturime plano ir procedūros, skirtos patikrinti, ar projektas vykdomas tinkamai. Dėl šios priežasties turi būti nustatyta aiški, glausta ir išsami tolesnė veikla, kurioje būtų viskas, kas būtina sprendimams priimti.
Be to, kaip pamatysime kitame skyriuje, būtina aiškiai nustatyti, kaip ši stebėsena bus vykdoma. Svarbu, kad visi žinotų, ko iš jų tikimasi ir kokie turėtų būti jų veiksmai kilus galimam nenumatytam atvejui.
Projekto stebėjimo etapai
Pažiūrėkime dabar išsamiai, kurie galėtų būti svarbiausi projekto stebėjimo etapai, taip pat pagrindinius jo reikalavimus.
- Išmatuokite: Pirma, jūs turite matuoti. Matavimas yra būtinas, kai norime ką nors kontroliuoti. Turime žinoti, kiek galime nueiti arba kokios bus ribos, norint apsvarstyti sėkmę ar nesėkmę. Todėl būtina kelti parametrus ir kintamuosius, taip pat procedūras, naudojamas jiems analizuoti.
- Susitikimas ir analizė: Tada jūs turite susitikti ir išanalizuoti nukrypimus. Susitikimai turėtų būti glausti, tikslūs ir tiesioginiai. Jūs turite kalbėti apie reikalą su rodikliais rankose ir su kiekvieno dalyvio kopija. Iš susitikimo turi būti aiškiai nustatyta, kokia yra problema, taip pat jos priežastys ir pasekmės.
- Ieškokite sprendimų: Kitame etape turite nuspręsti, kuriuo keliu eisite, kad pašalintumėte šiuos nukrypimus. Šiame etape geriausia kiekvienam dirbti savo srityje ir su savo grupe ar atskirai. Kitame susitikime šie sprendimai bus apsvarstyti, norint pasirinkti tinkamiausius.
- Iš naujo išmatuokite: Galiausiai, jūs turite dar kartą matuoti. Atlikus pataisymus, analizę reikia panaudoti dar kartą, norint sužinoti, ar jie pasiteisino. Jei mums pasisekė, projektas tęsiamas; priešingu atveju reikės pradėti iš naujo.
Projekto stebėjimo pavyzdys
Toliau pamatysime pavyzdį.
Įsivaizduokime įmonę, gaminančią batus. Ši įmonė gamina batus ir platina juos įvairiose prekių ženklų parduotuvėse.
Pažiūrėkime, koks būtų procesas.
Šioje iliustracijoje galime pamatyti, kaip būtų vykdoma projekto stebėsena. Pirma, nustatant parametrus ir matavimo kintamuosius. Pavyzdžiui, pagamintų batų skaičius arba parduotų batų skaičius. Tada turite patikrinti, kokie batai geriausiai tinka. Kita vertus, turite atsižvelgti į naujas tendencijas, kurios sukelia pirkėjo susidomėjimą. Galiausiai, jūs turite patikrinti dar kartą ir prireikus imtis taisomųjų veiksmų.
