Vykdomoji ataskaita - kas tai, apibrėžimas ir sąvoka

Vykdomoji ataskaita arba santrauka yra rašytinis ar žodinis dokumentas, kuriame kaupiami svarbesni ilgesnės ataskaitos duomenys. Vykdomosios ataskaitos tikslas yra apibendrinti svarbiausius ilgesnės ataskaitos aspektus, palengvinant projekto ar įmonės vadovybės skaitymą.

Todėl vykdomoji ataskaita yra dokumentas, kuris paprastai pridedamas prie ilgesnės ataskaitos. Tai, kad ji gauna vadovo vardą, yra dėl to, kad ši ataskaita yra orientuota į įmonės ar projekto kryptį.

Vykdomojoje ataskaitoje pateikiamos pagrindinės ilgesnės ataskaitos idėjos, taip pat rekomendacijos ar veiksmų kryptys. Tuo siekiama, kad vadovybė iš esmės suprastų ataskaitą ir nereikėtų skaityti ilgesnės.

Dėl šios priežasties vykdomoji ataskaita daugeliu atvejų taip pat vadinama „santrauka“. Tai pridedama prie ilgiausio dokumento, o kopija pristatoma kiekvienai suinteresuotai šaliai.

Akademiniame darbe santrauka būtų „abstrakti“.

Vykdomosios ataskaitos struktūra

Kiekviena ataskaita turi atitikti struktūrą. Tačiau ši struktūra turi skirtumų, jei ataskaitoje nagrinėjama viena ar kita problema.

Dėl šios priežasties toliau pateikiama bendra struktūra, kurią pateiktų tikra tokio tipo ataskaita:

• Trumpas pristatymas.
• Svarbiausi pranešimo aspektai.
• Išvados ir rekomendacijos.

Ši ataskaita kaip priedas ir pagrindinė ataskaita pateikiama tiems, kurie domisi projektu.

Vykdomosios ataskaitos charakteristikos

Atsižvelgdami į šio tipo ataskaitų ypatybes, galėtume pabrėžti:

• Tai praktiškas dokumentas.
• Vartokite aiškią ir objektyvią kalbą.
• Pažymėkite svarbiausius pranešimo variantus.
• Trumpai apibendrinkite pagrindines mintis.
• Ataskaita turi būti veikianti ir funkcionali.
• Paprastai jie yra orientuoti į įmonės valdymą.
• Jis neturėtų viršyti 2/3 puslapių.

Kalbant apie ataskaitos trukmę, turime žinoti, kad ji skirsis atsižvelgiant į suinteresuotosios šalies reikalavimus. Tačiau ataskaita neturėtų būti ilgesnė nei 2 arba ne daugiau kaip 3 puslapiai.

Vykdomosios ataskaitos pavyzdys

Vykdomoji ataskaita yra labai paplitęs dokumentas. Kitaip tariant, visuomenė visą gyvenimą palaikė ryšius ir skaitė, ko gero, pats to nesuprasdamas.

Šia prasme santrauka, kurią turime pateikti prie magistro studijų projektų, ypač tų, kurie yra susiję su įmonių ar projektų valdymu, yra santrauka. Taigi kalbama apie pagrindines tyrimo idėjas.

Lygiai taip pat, kai dirbame įmonėje, kurioje mums pavesta parengti projektą, santrauka, kurią pateikiame vadovybei, kad, neperskaitę mūsų pranešimo, jie viską žinotų, yra vykdomoji ataskaita.

Kaip matome, yra daug pavyzdžių, tačiau ataskaitoje visais atvejais pateikiamas tas pats tikslas: palengvinti mūsų tyrimų skaitymą ir supratimą potencialioms suinteresuotoms šalims.