Projekto apimtis yra procesų, reikalingų užbaigti projektą, rinkinys. Šia prasme tokie procesai kaip jo projektavimas, vykdymas ir valdymas. Taikymo sritį nustato projekto suinteresuotosios šalys.
Kai organizacija galvoja apie projektą, ji turi atlikti preliminarius vertinimus. Tai pasakytina apie finansinį projekto vertinimą, teisinius, aplinkos, socialinius, ekonominius vertinimus ir kt. Kol galiausiai ir gavus teigiamus šių aprašytų rezultatų rezultatus, nusprendžiama pradėti projektą.
Tačiau be evoliucijos projekto pradžia taip pat reiškia apibrėžti, koks bus projekto veikimo spindulys, taip pat viską, ko reikia jam įgyvendinti. Dėl šios priežasties svarbu žinoti jo apimtį ir iš anksto apibrėžti.
Tikslų taikymo sritis
Projektas gali būti nuo problemos sprendimo metodo, organizacijos padėties pagerinimo iki investicijų į tai, kas ateityje duos naudos. Tačiau svarbu žinoti, kad projektas neišspręs visų organizacijos aspektų, o tik tuos, su kuriais susiję jo tikslai.
Pavyzdžiui, jei įmonė nuspręs pastatyti naują sandėlį atsargoms laikyti, šis projektas išspręs vietos, atsargų talpos, gamybos (nes turėdamas daugiau vietos sandėliuoti, gali pagaminti šiek tiek daugiau) ir greitesnio paskirstymo problemas.
Taip yra dėl didesnių atsargų, kurios leis produktus siųsti dažniau. Tačiau šis projektas neturi įtakos gaminamų produktų kokybei, nes jo tikslai yra susiję su atsargomis, erdve ir sandėliavimu. Bet ne ankstesnėje gamybos grandinėje.
Suinteresuotųjų subjektų taikymo sritis
Projekto apimtis yra procesas, kuris planuojamas kartu su žmonėmis, kurie domisi projektu, arba dėl to, kad jie tiesiogiai jame dalyvauja (inžinieriai, buhalteriai, vadovai ir vadovai), arba dėl to, kad jie finansuoja šį projektą.
Apibrėžti suinteresuotųjų šalių sritį yra svarbu, nes ji apibrėžia, kaip ir kada jie dalyvaus projekte.
- Inžinieriai projektavimo ir priežiūros etape.
- Buhalteriai vykdymo metu kontroliuoti išlaidas;
- Prižiūrėtojai užduoties vykdymo etape
- Ir investuotojai prieš, per ir po to, bet tik atskaitomybės tikslais.
Tai leidžia projektui pernelyg nesikišti į asmeninį įvertinimą, paliekant kiekvienam dalyviui galimybę dalyvauti taip, kaip jis atitinka.
Veiklos apimtis
Projekto veikla, nuo jo sumanymo, projektavimo, vykdymo iki baigiamojo etapo, turi būti apibrėžta iš sąrašo ir vėlesnio programavimo kartu su atitinkamais vadovais, reikalingais finansiniais ir veiklos ištekliais. Šia prasme, norint geriau stebėti kiekvieną etapą, galima naudoti Ganto diagramą arba projektų valdymo programinės įrangos įrankius.
Veiklos apimtis savo ruožtu leidžia nustatyti projekto laiką, reikalingus žmones ir finansinius bei nefinansinius išteklius jam įgyvendinti.
Ar galima pakeisti projekto apimtį?
Žinoma taip. Ir labai tikėtina, kad projektui reikia modifikuoti jo taikymo sritį, nes labai sunku nustatyti visiškai tvirtą pagrindą, nes veikla ir ištekliai planuojami nežinant galimų įvykių.
Šia prasme svarbu tai, kad visos suinteresuotosios šalys vėl dalyvautų modifikuojant projekto taikymo sritį, kad gautų savo pritarimą ir žinotų apie naują programavimą ir pakeitimus.
Tačiau tai nėra geras ženklas, kai reikia per daug modifikuoti projekto apimtį, nes tai rodo, kad buvo daugybė aspektų, kurie nebuvo numatyti. Todėl tai yra techninio planavimo nesugebėjimo priežastis.
Šia prasme, tiriant projekto apimtį, rekomenduojama, jei suinteresuotosios šalys neturi pakankamai patirties jai apibrėžti, kad būtų įtrauktas šios srities ar panašių projektų ekspertas, kuris įvertintų ir rekomenduotų. Tokiu būdu taip pat galime sumažinti riziką, susijusią su nuolatiniu projekto keitimu. Na, jei taip, tai mums tektų sunaudoti daugiau išteklių, tuo pačiu pailginant jų užbaigimo ir išmokų gavimo laiką.
Atsakomybė vykdant projektą
Valdymo kontrolės principas yra nustatyti žmones, atsakingus už kiekvieną strateginę liniją. Taigi, valdant projektą svarbu žinoti, kas bus atsakingas už kiekvieną etapą. Tokiu būdu gali būti reikalaujama, kad ataskaitos būtų susijusios su projekto valdymu. Be to, galėsime sužinoti, ar jis tinkamai vykdomas vykdant projekto ciklą.
Atsakingi asmenys galės įspėti, jei reikia pratęsti laiką, padidinti išteklius ar žmones.
Trumpai tariant, projekto apimtis yra preliminari laiko, išteklių, žmonių, tikslų ir numatomų projekto rezultatų struktūra, sukurta kartu su grupe žmonių, kurie jame dalyvauja ir (arba) naudosis.
Nors projekto apimtis gali būti keičiama, patartina jį planuoti lanksčiai ir realistiškai atsižvelgiant į jo vykdymą ir rezultatus. To tikslas nėra patirti nusivylimą, kuris nebuvo numatytas pakankamai griežtai.