Administracinis procesas - kas tai yra, apibrėžimas ir sąvoka

Administracinis procesas yra etapų rinkinys (planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė), kurių tikslas - kuo efektyviau pasiekti įmonės ar organizacijos tikslus.

Dar paprastesniais žodžiais tariant, administracinį procesą sudaro daugybė etapų, kurie padės mums pasiekti siūlomus tikslus. Administracinis procesas yra tęstinis. Tai nėra kiekvieno etapo atlikimas ir viskas tuo baigiasi. Pasibaigus vienam ciklui, jis pereina prie kito. Paprastai jis naudojamas bendram įmonės tikslui, konkretiems tikslams ar net nedideliems projektams.

Henri Fayol, buvo administracinio proceso kūrėjas. Iš jo kyla 4 etapai, sudarantys administracinį procesą:

• Planuoti.
• Organizuokite.
• Vadovauti.
• Kontrolė.

Fayolui šie keturi etapai buvo būtini geram vadovų valdymui. Kiekviena vadovų komanda privalo juos įvaldyti ir atsižvelgti į juos vykdydama bet kokį projektą. Tačiau Fayolis niekada nebuvo ekstremalių savo idėjų, ir jūs galite perskaityti jo kūryboje, kaip jis paliko vietos lankstumui ir prisitaikymui. Taigi klasikinės administravimo teorijos pasekėjai baigė, tobulino ir pritaikė administracinius procesus įvairiems įmonių tipams, kurie gimė per pastaruosius dešimtmečius.

Administracinio proceso kilmė

Administracinio proceso kilmę esame skolingi Henry Fayol. Maždaug 1916 m., Praėjus 50 metų kaip kalnakasybos įmonės vadovas, Fayolis išleido knygą „Administration Industrielle et Générale“. Ispanų kalba tai būtų kažkas panašaus į „Pramonės ir bendrąjį administravimą“.

Šioje knygoje jis, remdamasis savo patirtimi, sukūrė visą savo teoriją. Fayolis savo darbe pabrėžė skirtingus valdymo lygius, administracines funkcijas ir teisingo valdymo principų sąrašą.

Tačiau verta paminėti, kad labiausiai iš visų jo darbų yra pripažinti jo principai. Konkrečiai 14 tinkamo administravimo principų.

Administracinio proceso ypatybės

Administracinis procesas turi daugybę savybių ir ypatumų, atsižvelgiant į jį vystančią įmonę, mes paminėjame dažniausiai pasitaikančius dalykus:

• Jis susideda iš keturių tarpusavyje susijusių etapų.
• Ji turi apimti visus tikslus, kuriuos reikia pasiekti.
• Visi tie darbuotojai, kurie dalyvaus procese, turi būti apie tai informuoti.
• Jo tikslas yra sukurti gaires, kad kuo labiau būtų optimizuoti visi administraciniame procese numatyti veiksmai.
• Jį gali naudoti bet kuri įmonė, neatsižvelgdama į jos ypatybes.
• Ji vykdoma pagal anksčiau nustatytą laiko horizontą. Tokiu būdu tai suteikia tam tikro lankstumo, kurį galima pritaikyti prie aplinkybių.

Administracinio proceso etapai

Apibrėžime mes pasakėme, kad administracinį procesą sudaro daugybė etapų: planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė. Šiame skyriuje mes juos sukursime ir paaiškinsime. Žinoma, visų pirma patogu žinoti, kaip šios dvi fazės yra atskirtos:

• Mechaninė fazė: Mechaninį etapą sudaro planavimas ir organizavimas. Galėtume sakyti, kad tai yra statiška proceso dalis.
• Dinaminė fazė: Savo ruožtu dinaminę fazę sudaro kryptis ir valdymas. Šia prasme žodis dinaminis reiškia judėjimą.

Tai yra, kai mes planuojame ir organizuojame, turime atlikti ir pradėti dirbti.

Bet kokiu atveju svarbiau nei atskirti mechaninį ir dinaminį yra žinoti skirtingus etapus, kurie jį sudaro:

1. Planavimas: Pabandykite suplanuoti vykdytinas užduotis ir išspręsti aktualius klausimus, kurie bus vykdomi vėliau.
2. Organizacija: Idėja yra sužinoti, kas bus atsakingas už kiekvieną užduotį, kokia tvarka ir kokia struktūra bus vykdant projektą.
3. Kryptis: Vadyba yra atsakinga ne tik už siuntimą, bet ir už pagalbą, paramą ir įsikišimą į bet kokį konfliktą, kuris kyla siekiant tikslų.
4. Kontrolė: Valdymas pagrįstas patikimos metrikos stebėjimu, leidžiančiu stebėti, ar bus pasiekti didžiausi tikslai.

Išsamiai žiūrėkite administracinio proceso etapus

Administracinio proceso svarba

Administracinis procesas vaidina pagrindinį vaidmenį valdant įmonę. Tai numato gaires, kurių reikia laikytis tam tikru laikotarpiu, kad būtų pasiekti vadovybės nustatyti tikslai.

Tokiu būdu, laikantis visų administracinio proceso nustatytų etapų, organizacija galės padidinti savo efektyvumą siekdama siūlomų tikslų. Šis procesas reikš sunaudotų išteklių skaičiaus sumažėjimą. Dėl šios priežasties sutaupyti ištekliai gali būti naudojami kitiems įmonei naudingiems veiksmams.

Tarp privalumų, kuriuos galime išryškinti administraciniame procese, išskiriame šiuos dalykus:

• Tai leidžia įmonei bet kada planuoti ateitį.
• Bus nurodyti veiksmai, kuriuos reikia atlikti pagal kiekvieną iš galimų scenarijų.
• Tai aiškiai nustato tikslus, kuriuos tam tikra įmonė turi per trumpą, vidutinį ir (arba) ilgalaikį perspektyvą.
• Ištekliai yra maksimaliai optimizuoti
• Venkite nereikalingų išlaidų, apie kurias anksčiau nebuvo galvojama.
• Tai gali padidinti produktyvumą, nes pagerina komandos narių koordinavimą.

Galiausiai reikia pažymėti, kad puikiai suplanuotas administracinis procesas neleis atsirasti įvykiams, pažeidžiantiems vadovų schemas. Vadinasi, sumažės improvizuotų priemonių, galinčių sukelti sprendimus, kurie kenkia įmonės veiklai, skaičius.

Administracinio proceso pavyzdys

Pavyzdžiui, tarkime, kad esame alpinistai. Mūsų tikslas yra pasiekti penkių aukščiausių pasaulio kalnų viršūnę. Tikslas aiškus, tačiau mums reikia proceso, kad kuo saugiau pasiektume savo tikslus. Tai yra, nekeliant pavojaus mūsų sveikatai.

Todėl mums reikės proceso, kad pasiektume galutinį tikslą: pasiekti penkias viršūnes. Nors kiekviena viršūnė yra skirtinga, savo ruožtu mes sekame etapų seką, kad pasiektume kiekvieną viršukalnę (tarpiniai tikslai). Šią etapų seriją, kuri yra įprasta siekiant tikslų, vadiname administraciniu procesu.

Šia prasme kiekviena įmonė ar organizacija, ketinanti pasiekti tikslus, turi taikyti administracinį procesą. Be administracinio proceso labai sunku pasiekti siūlomus tikslus. Beveik neįmanoma. Ar galite įsivaizduoti kopimą į Everestą nieko neplanavus, be treniruočių ir visko nekontroliuojant? Tiesa? Tas pats vyksta ir versle.