Projekto etapai apibrėžia skirtingus etapus, reikalingus jam įgyvendinti, ir sukonfigūruoja jo gyvavimo ciklą.
Todėl tai yra tik vienas kelias. Taigi, kiekvienas projektas turi tris esminius momentus: jis gimsta, auga ir baigiasi. Todėl patogu žinoti kiekviename iš jų vykstančius etapus ir kaip juos atlikti. Tai nėra griežta taisyklė, bet rekomendacija, pagrįsta ankstesniais tyrimais, analize ir patirtimi.
Penki projekto etapai
Pažiūrėsime, kokie yra penki įprasti projekto gyvavimo ciklo etapai: pradžia, planavimas, vykdymas, kontrolė ir uždarymas.
Pradžia
Visi pradai yra sunkūs, o šiuo atveju jis nesiskiria. Turime žinoti, ko norime, kaip tai gausime ir ką turime. Bet viskas iš apžvalgos, nes detalės bus pateiktos planuojant.
Projektas paprastai prasideda nuo idėjos ar proto būsenos, todėl svarbu jį vizualizuoti. Šiame etape patogu užrašyti viską, kas ateina į galvą, ir mes galime naudoti nešiojamąjį kompiuterį ir net mobilųjį telefoną. Turime žinoti, ko norime pasiekti, kad vėliau galėtume tai suplanuoti ir įvykdyti.
Planavimas
Dabar pats laikas viską detaliai suplanuoti ir padaryti realistiškai. Šis etapas yra labai svarbus, todėl tam reikia skirti visą mūsų dėmesį. Joje turime atsižvelgti į tai, ko mums reikės, kaip mes tai gausime, į ką mes tikimės ar ką darysime nenumatytų atvejų atveju.
Laikui bėgant planai keičiasi, tačiau jų turėjimas padeda išlaikyti kelią. Todėl šį etapą reikia išsamiai išdėstyti. Modelis, panašus į strateginį ar verslo planą, gali būti labai naudingas.
Vykdymas
Atėjo laikas pradėti dirbti. Projektas turėtų pradėti veikti ir visi numatyti procesai bus įgyvendinti. Šiame etape patogu vesti aiškią visų jų apskaitą, kad vėliau būtų galima atlikti atitinkamą kontrolę.
Šiuo metu turite būti kantrūs ir eiti žingsnis po žingsnio. Bėgimas nėra gera idėja, kai kalbama apie projektus. Tik tada, kai viena dalis bus išspręsta, mes pradėsime kitą. Tokiu būdu sumažinsime galimas problemas, spręsdami jas po vieną.
Projekto etapų kontrolė
Dabar jūs turite sekti. Tokiu būdu mes patikriname, kur padarėme klaidą ir koks nukrypimas nuo plano. Tik tada galime pasiūlyti tinkamas taisomąsias priemones. Dar kartą bus viskas naudinga, jei viskas bus dokumentuota.
Šiame etape nustatomi patobulinimai, tačiau taip pat galimi nenumatytų atvejų gedimai. Kai planuojame, nusprendžiame, ką daryti ypatingais atvejais, ir dabar turime įvertinti jo efektyvumą. Kai mes ištaisysime klaidas, jos ateityje nepasikartos.
Atėjo pabaiga
Viskas baigiasi ir projektai. Prekių ar paslaugų atveju jos turi savo gyvenimo ciklą: jos gimsta, auga ir galiausiai išnyksta. Žinoma, pradėdami verslą tai darome mąstydami ilgalaikėje perspektyvoje, tačiau turime aiškiai žinoti, ką daryti, jei tai nutrauksime. Tas pats nutinka ir su bet kokio tipo projektais.
Čia, jei reikia, bus nustatytos uždarymo sąlygos. Baigę projektą turite žinoti, ką ir kaip daryti. Šis etapas projekto etapuose yra toks pat svarbus, kaip ir kiti, nes būtent jame dažniausiai atsiranda interesų konfliktai. Todėl tam reikia skirti visą mūsų dėmesį ir neturėtume nieko palikti atsitiktinumui.
Projekto etapų pavyzdys
Galiausiai įsivaizduokime, kad norime sukurti pelno nesiekiančią asociaciją, skirtą skatinti ekonominę kultūrą mūsų šalyje. Susitinkame su bendradarbiais ir formuojame idėją. Vykdytinus veiksmus galima apibendrinti šiame paveiksle:
Procesas yra paprastas, nors, atsižvelgiant į projektą, jis gali būti sudėtingas. Pirmiausia idėja, asociacija, antroji vykdymas, turite ją sukurti, pradėti, pamatyti, kas ketina bendradarbiauti ir pan. Tada turite sekti, kad rastumėte nukrypimų ar klaidų. Galiausiai paskutinis projekto etapas yra uždarymas, kuris turi būti aiškus ir glaustas.