Projekto organizavimas yra ta veikla, leidžianti atlikti įmonės žmogiškųjų išteklių grupavimą pagal tinkamiausias užduotis. Visa tai, siekiant bendro tikslo.
Todėl projekto organizavimas susideda iš žmonių organizavimo, priskyrimo jiems tam tikriems projektams pagal jų savybes.
Paprastai šią užduotį atlieka projekto vadovas. Lygiai taip pat turite efektyviai ir efektyviai valdyti reikalingus išteklius. Tokiu būdu valdymas ir organizavimas yra glaudžiai susiję.
Projekto organizavimo svarba
Norint efektyviai vykdyti projektą, jis turi būti tinkamai organizuotas. Tai, atrodo paprasta, įmonėse yra dažna problema. Jei tiksliai nežinome, ko norime ir kaip panaudosime išteklius jai gauti, organizacija žlugs. Taigi geros organizacijos svarba.
Dėl minėtų priežasčių šį aspektą reikia įtraukti į projektų vadovų mokymą. Būtina išmokyti juos organizuoti, kad vėliau galėtume juos nukreipti. Vienas iš būdų teisingai paskirstyti skirtingus išteklius kiekvienoje užduotyje yra geras organizacijos planas. Kitame skyriuje pamatysime, iš ko jis susideda.
Organizuojant projektą planas
Valdymo plane didžiausias dėmesys skiriamas visai įmonės vykdomai veiklai, tačiau organizaciniame plane tai visų pirma yra žmogiškasis faktorius. Nes pagrindinis dalykas yra skirti kiekvienam asmeniui tinkamiausią užduotį. Todėl patartina atlikti šiuos veiksmus:
- Visų pirma turime aiškiai žinoti, ką turime: Jūs turite inventorizuoti žmogiškuosius išteklius, nurodydami jų stipriąsias ir silpnąsias puses. Nes mes turime žinoti, kas kiekvienam yra gera, kad galėtume juos priskirti tinkamiausiai pozicijai.
- Kita vertus, jūs turite padaryti tą patį su užduotimis: Projektas turi būti suskirstytas į mažiausias jo dalis. Tam reikalingas likusio dalyvaujančio personalo pritarimas. Kai juos turėsime, galime sukurti dvigubo įrašo lentelę su abiem kintamaisiais.
- Trečia, kiekvienam asmeniui turi būti paskirta jo užduotis: Tam mes turime žinoti, kas yra tinkamiausias kiekvienai veiklai. Čia turite atsižvelgti į savo akademinę kilmę, profesinę patirtį ir, žinoma, į asmeninę motyvaciją darbe. Šiuo metu galima naudoti užduočių priskyrimo techniką, pavyzdžiui, vengrų metodą.
- Galiausiai būtina nustatyti užbaigimo terminus, atidėjimus galimam vėlavimui ir tinkamą kontrolės formą.Taigi, atlikus kiekvieną užduotį, galima pamatyti, ar buvo nukrypimų nuo to, kas buvo planuota. Kaip matysime žemiau, šiame etape organizacijos schema yra būtina.
Organizacinė schema organizuojant projektą
Kas yra organizacijos schema? Organizacijos schema yra grafikas, leidžiantis stebėti įmonės struktūrą ir žinoti, kas yra kas. Projekto vadovas turi gerai suprasti esamus darbuotojus, jo paskirtį mokėti organizuoti, taip pat tinkamai atlikti užduotis ir atsakingus už jų vykdymą.
Šia prasme mes turime vertikalias, hierarchines ar linijines organizacines diagramas, kai valdžia yra aiški, o sprendimų priėmimas yra centralizuotas. Kita vertus, įmonėse, turinčiose neryškesnį autoritetą, turime horizontalius arba žiedinius. Be to, mes turime kitų tipų, tokių kaip analitinis, leidžiantis pažinti procesus arba matricą, kuri yra naudinga organizuojant struktūrą procesais ar projektais.
Projekto organizavimo pavyzdys
Įsivaizduokime, kad norime įgyvendinti projektą. Projektas pagrįstas įmonės sukūrimu ir įkūrimu. Pavyzdžiui, kompiuterių inžinerijos konsultacinė įmonė.
Visų pirma, direktorius susitinka su projekto partneriais.
- Viena vertus, jie kartu rengia tikslus, kuriuos reikia pasiekti, ir būtinas užduotis. Visa tai turėtų būti raštu ir kuo išsamiau. Įdomi technika yra vadinamasis „minčių lietus“, kuris susideda iš visų į galvą ateinančių idėjų pasakymo ir tada jų filtravimo.
- Po to jūs turite žinoti, ką mes turime, išskyrus rengėjų komandą. Pirma, užduotys, kurias jie atliks, ir, antra, darbuotojai, kuriuos mes samdysime. Jūs taip pat turite žinoti, kokias sutartis mes pasiūlysime ir kokį atlygį gausime.
- Kitame etape laikas paskirstyti užduotis ir tai gali padėti aukščiau paminėtas vengrų metodas. Kompiuterinėms paslaugoms reikalingas procesas - nuo projektavimo iki programavimo ir galutinis rezultatas. Todėl naudinga priemonė yra PERT diagramos, leidžiančios rasti kiekvieno proceso kritinius kelius.
- Galiausiai turite parengti projekto organizavimo planą. Tai susideda iš visų aukščiau išvardytų dalykų pateikimo raštu. Be to, per grįžtamąjį ryšį nustatysime kontrolės būdą ir tai, kaip ištaisysime nukrypimus. Visa tai, nepamirštant adekvataus nenumatytų įvykių nenumatytų atvejų plano.