Procesų valdymas yra požiūris, kuris organizaciją laiko susijusių ir tarpusavyje susijusių procesų tinklu. Todėl tai yra būdas valdyti organizaciją remiantis vykdomais procesais.
Neabejotinai procesas yra veiksmų seka, kuria siekiama pridėti įvesties vertės, kad būtų pasiektas rezultatas ar išvestis. Visa produkcija turi atitikti įmonės vidinio ar išorinio kliento poreikius ar reikalavimus.
Žinoma, bet koks paprastas ar sudėtingas, didelis ar mažas procesas turi turėti įvestį, transformaciją ir išvestį. Įvestis yra bet koks šaltinis arba įvestis, kuri turi būti transformuota. Transformacija yra darbo procesas, kuris prideda pridėtinės vertės ir gauna rezultatą. Rezultatas yra galutinis rezultatas, pavyzdžiui, prekė ar paslauga, kuri sugeba patenkinti poreikį.
Be to, į procesą orientuotas valdymas prieštarauja tradicinei funkcijomis paremtų organizacijų struktūrai. Pagrindinė idėja yra pridėtinės vertės suteikimas vidaus ir išorės klientams. Dėl šios priežasties siekiama nuolat tobulinti visus procesus juos identifikuojant, aprašant ir dokumentuojant.
Kaip sužinoti, ar veikla yra procesas?
Iš tikrųjų ne visa įmonėje vykdoma veikla gali būti laikoma procesu. Norėdami laikyti veiklą procesu, turite:
1. Turėkite aiškią misiją ir tikslą
Kiekviena veikla, priskiriama procesui, turi atitikti organizacijos nustatytą misiją ir tikslus. Ši veikla turi reaguoti į tai, ko įmonė tikisi padaryti.
2. Veikla turi būti tiksliai apibrėžta
Visi organizacijos nariai turi tiksliai žinoti, kaip turėtų būti atliekamas kiekvienas procesas. Net ir įdarbinę naują darbuotoją, galite turėti prieigą prie dokumentais patvirtintų šaltinių, nurodančių, kaip atliekama kiekviena veikla.
3. Jame turi būti įvestys ir išėjimai
Žinoma, kiekvienas procesas turi turėti žaliavų ar žaliavų, kurios turi būti paverstos galutiniu rezultatu. Šis rezultatas yra vadinamasis proceso rezultatas, suteikiantis pridėtinės vertės vidiniams ir išoriniams klientams.
4. Galima nustatyti tiekėjus, klientus ir galutinį produktą
Natūralu, kad tiekėjai bus visi tie, kurie tiekia žaliavas ar žaliavas procesui atlikti. Klientas bus sukurtos prekės ar paslaugos gavėjas. Nors galutinis produktas yra vertės, kurią sukuria procesas, rezultatas.
5. Veiklą galima suskirstyti į užduotis ar paprocesus
Kiekvienam procesui gali būti skirta viena ar kelios užduotys, kurias atliks vienas arba grupė žmonių, atsakingų už jo vykdymą.
6. Gali būti dokumentais patvirtintas
Visa ši veikla gali būti dokumentuojama naudojant proceso valdymo metodiką, apibrėžiant laiką, išteklius ir išlaidas. Visi šie dokumentais patvirtinti įrašai užtikrina kokybės standartų laikymąsi.
7. Turi atsakomybės paskirstymą
Be abejo, procesas yra suskirstytas į užduotis, kurios turi būti vykdomos skyriuje ar keliuose įmonės skyriuose. Kiekviena veikla turėtų suteikti pridėtinės vertės vidiniams klientams, jei kalbame apie antrinį procesą, arba išorinį, jei tai yra paskutinis proceso išėjimo etapas. Kiekviename žingsnyje turi būti asmuo, atsakingas už kiekvieną išėjimą.
Kodėl svarbu remtis procesu?
Logiška manyti, kad procesų valdymas apibrėžia procesus, kurie turi būti vykdomi anksčiau struktūrizuotu būdu, nuolat juos peržiūrint, kad būtų galima rasti tobulėjimo galimybių. Tai, nes jei organizacijos procesai yra nuolat tobulinami, tai padeda pagerinti bendrą organizacijos funkciją.
Iš tiesų, sutelkiant dėmesį į procesus, galima išsamiai apžvelgti įmonės veiklą apskritai ir visame pasaulyje. Taip pat pripažįstama, kad įmonė turi turėti horizontalią struktūrą, kad galėtų visiškai reaguoti į proceso ciklą.
Be to, visi procesai siekia klientų pasitenkinimo. Kalbant apie mikroprocesą, jis apima tik vidinius procesus, kurie tenkina vidinių klientų poreikius. Dabar makroprocesas apima vidinius ir išorinius procesus, siekiant patenkinti vidinius ir išorinius organizacijos klientus.
Panašiai, sutelkdama dėmesį į procesus, įmonė galės pasiekti konkurencinį pranašumą, nes tokio tipo administravimas teikia pirmenybę klientų pasitenkinimui. Tai reiškia, kad įmonės yra priverstos maksimaliai padidinti savo efektyvumą. Todėl būtina, kad organizacijos nuolat tobulintų savo procesus ir, savo ruožtu, bendrovę, siūlydamos geresnius klientų problemų sprendimus.
Procesų valdymo pranašumai
Procesų valdymas turi šiuos privalumus:
1. Sumažinkite nereikalingas vidines išlaidas
Pirmiausia, įmonė gali sumažinti nereikalingas išlaidas savo procesuose, nes gali pašalinti užduotis ar veiksmus, kurie neduoda papildomos vertės. Todėl pašalinus nereikalingus veiksmus, pašalinamos ir išlaidos.
Pašalinus pridėtinės vertės neturinčią veiklą, procesas tampa tikslesnis ir įmonė gali daugiau dėmesio skirti klientų reikalavimų, poreikių ir lūkesčių tenkinimui. Visa tai taupo išteklius, tokius kaip laikas, pinigai ir žmonių pastangos.
2. Sutrumpinkite pristatymo laiką
Tada nustatant proceso ciklo prastovą galima sutrumpinti atlikimo laiką arba laiką. Dėl šios priežasties procesai pašalinami ir supaprastinami.
3. Pagerina kliento suvokiamą kokybę ir aptarnavimą
Kita vertus, gerindamas siūlomą kokybę ir paslaugas, klientas geriau patenkina savo poreikius. Priverskite klientus palaikyti santykius su įmone.
4. Įtraukite papildomą aptarnavimo veiklą
Panašiai šis požiūris leidžia labai lengvai pridėti papildomų klientų aptarnavimo pranašumų. Šie paslaugų visumai turi mažą kainą ir yra lengvai suprantami kliento.
Organizacijų, naudojančių procesų valdymą, charakteristikos
1. Procesas vyrauja už struktūrą
Visų pirma, įmonės, kurios taiko procesų valdymą, mano, kad įmonės struktūra yra ne kas kita, kaip infrastruktūra procesams vykdyti. Todėl jie suteikia aktualumą procesams, o strategijos yra kuriamos remiantis procesais.
2. Jo organizacija yra skersinė
Antra, procesų valdymas priverčia organizacijas konfigūruoti save kaip procesų ir pusprocesų rinkinį ar sistemą, leidžiančią pasiekti tikslus. Pagrindinis visų procesų tikslas yra sukurti vertę klientui.
3. Informacijos naudojimas
Trečia, organizacijos labai vertina informaciją apie skirtingus procesus ir veiklą, kuri turi būti vykdoma. Nuolatinis informacijos srautas yra būtinas norint sėkmingai veikti visuose procesuose ir bendroje įmonės veikloje.
4. Jie yra vertės generatoriai
Galiausiai organizacijos, kurios taiko procesų valdymą, sukuria vertę. Dėl tos pačios priežasties, kuri yra pagrįsta procesu, kiekviena produkcija yra pridėtinė vertė, kurią teikia jų siūlomi produktai ir paslaugos. Ir tai yra pagrindinis bet kurio proceso tikslas.
Procesų valdymo žingsniai
Svarbiausi proceso valdymo žingsniai yra šie:
1. Informacija, mokymai ir dalyvavimas
Procesų valdymas yra naujas valdymo būdas. Todėl prieš įgyvendinant procesus būtina, kad visi būtų informuoti ir mokomi. Be to, visi turi būti informuoti apie tikslus, kurių siekia procesas, kokie jo etapai ir koks bendradarbiavimas reikalingas.
2. Procesų identifikavimas
Žinoma, procesai turi būti aiškiai nustatyti. Todėl reikia sudaryti visų vykdomų procesų sąrašą. Kiekvienas procesas turi turėti:
- Vardas.
- Veikla ir veiksmai, kuriuos turite atlikti.
- Proceso žemėlapis.
3. Atitinkamų procesų pasirinkimas
Reikėtų pažymėti, kad aktualūs procesai yra tie, kurie prideda didžiausią vertę ir yra labai svarbūs įmonei efektyviai atlikti. Dėl šios priežasties jie daro didelę įtaką strateginiams įmonės tikslams.
4. Įsteigti atsakingą
Nustačius atitinkamus procesus, jiems paskiriamas vadovas. Atsakingas asmuo privalo turėti atsakomybę ir savarankiškumą, reikalingą strateginiams tikslams pasiekti.
5. Procesų analizė ir problemų nustatymas
Kiekvienas procesas analizuojamas neatsižvelgiant į tai, ar jis atitinka siūlomus tikslus. Jei kuris nors iš jų neatitinka jų ir kelia problemų, jie turi būti tinkamai pertvarkyti.
6. Problemų taisymas
Nustačius problemas, turinčias didžiausią įtaką tikslams ir klientams, ieškoma joms sprendimo. Tai, apibrėžiant veiksmus, kurių reikia imtis, kad nepakenktų proceso rezultatams ir visai organizacijai.
7. Rodiklių naudojimas
Galiausiai procesai bus periodiškai vertinami. Nuo šio vertinimo priklausys, ar jie atitiks siūlomus rodiklius. Rodikliai yra labai svarbūs analizuojant realų procesų atlikimą ir gebant nustatyti silpnąsias vietas. Visa tai tam, kad būtų taikomos korekcinės priemonės.
Apibendrinant galima pasakyti, kad procesų valdymas padidina organizacijų efektyvumą. Taip yra todėl, kad jo sėkmė priklausys nuo tinkamo procesų vykdymo, kuris turi būti aiškiai dokumentuotas. Tačiau visų pirma jie turi būti nukreipti į vertės kūrimą klientui.
