Biurokratinė administravimo mokykla yra racionaliais principais paremta mokykla. Tai pritaikant priemones tikslams, kurių tikimasi pasiekti, taip užtikrinant efektyvumą administracijoje.
Pirmiausia ketiname patikslinti, kad ši mokykla taip pat žinoma kaip struktūralistinė administravimo mokykla. Didžiausias jos eksponentas yra Maxas Weberis, kuris mano, kad biurokratija yra tinkamiausias būdas administruoti šiuolaikines organizacijas.
Taip pat šios mokyklos pirmtakai atsiranda XVII amžiuje, pasibaigus Europos renesansui. Ji oficialiai pasirodė praėjusio amžiaus 4 dešimtmetyje ir priešinosi mechaniniam veikimui, kai veikė klasikinė vadybos mokykla, ir žmonių santykių mokyklos subjektyvumui. Taigi tai atrodo kaip naujas pasiūlymas efektyviai valdyti šiuolaikines organizacijas.
Dabar biurokratinio valdymo programą galima rasti skirtingose organizacijose. Tai gali būti ligoninių, mokyklų, teismų, bažnyčių, armijų ir valstybinių bei privačių įmonių atvejai.
Kas yra biurokratija?
Pirmiausia biurokratija gali būti suprantama kaip organizacinės struktūros forma arba organizacija, kuriai būdinga aiškių ir įteisintų procedūrų rinkinys. Be to, aiškiai apibrėžtas atsakomybės pasidalijimas, hierarchinis lygis ir beasmeniai santykiai.
Biurokratijos ypatumai
Pagrindinės biurokratijos savybės yra šios:
1. Racionalumas
Tik racionalumo naudojimas gali paskatinti organizacijos efektyvumą. Todėl kiekviena vykdoma veikla ir užduotis turi būti laikomasi racionalaus požiūrio.
2. Hierarchija
Kiekvienas žemesnio rango darbuotojas turi būti kontroliuojamas ir prižiūrimas viršininko. Tai yra, valdžios sistema yra griežta. Dėl šios priežasties organizacijos struktūra turi būti hierarchinė, linijinė ir griežta.
3. Yra reglamentai
Administracinės taisyklės ir procedūros yra apibrėžtos ir apie jas turi būti rašytinis įrašas. Todėl visi reglamentai yra teisėti.
4. Tai beasmenis
Santykiai tarp organizacijos narių grindžiami pozicijomis ir hierarchija, o ne žmonėmis. Tai yra, kiekviena pozicija yra nepriklausoma nuo asmens.
5. Apibrėžkite funkcijas
Darbo vietų veikla ir funkcijos turi būti vykdomos pagal nustatytą tvarką ir procedūras. Darbo pasidalijimas yra vienas iš pagrindinių biurokratinio administravimo ramsčių.
6. Bendravimas yra oficialus
Bendravimas yra oficialus, nes apie bet kokią įmonės darbuotojo vykdomą veiklą ar užduotį reikia pranešti raštu.
Svarbiausi biurokratinės vadybos mokyklos veiksniai
Biurokratinei administravimo mokyklai svarbiausi veiksniai yra šie:
1. Žmogus
Žmogus yra laikomas dar vienu ištekliumi, kuris organizacijoje naudojamas tikslams ir uždaviniams pasiekti. Šioje sistemoje žmogus turi paklusti savo darbo vietoje nustatytoms taisyklėms ir standartams.
2. Motyvacija
Šioje organizacinėje sistemoje vykdoma motyvacija vyksta dviem skirtingais būdais. Viena motyvacijos forma yra ta, kad darbuotojas gali judėti aukštyn hierarchijoje.
Antroji motyvacijos forma yra asmeninė ta prasme, kad darbuotojas nori tęsti profesinę karjerą biurokratijos ribose.
3. Bendravimas
Bendravimas organizacijos viduje vykdomas dviem būdais: didėjančiu ir mažėjančiu. Pasroviui iš esmės yra perduotas viršininko įsakymas, kurio turi laikytis pavaldinys.
Pakilėjas eina iš pavaldinio į viršininką. Apskritai tai yra ataskaitos arba pranešimai apie darbą ir pasiektus rezultatus. Taip pat pavaldinys gali išreikšti nesutarimus, kuriuos jis randa savo darbe.
4. Vadovavimas
Vadovavimas nėra svarbi šios valdymo sistemos savybė, nes viršininkas turi atlikti tik konkrečias užimamos pareigos funkcijas.
5. Galia
Valdžią šioje organizacijos formoje suteikia pareigos, o ne asmuo. Valdžia yra formali. Paprastas faktas užimti aukštesnę padėtį suteikia dominavimą pavaldinių atžvilgiu.
6. Konfliktas
Paprastai manoma, kad konfliktų nėra, nes funkcijos ir užduotys yra aiškiai apibrėžtos. Taigi kiekviena pareigybė ar skyrius turi veikti efektyviai.
7. Sprendimų priėmimas
Sprendimai priimami mechaniškai. Jei yra problema, ji yra susijusi su nustatytomis taisyklėmis ir tokiu būdu sprendžiama, kaip ją išspręsti.
8. Dalyvavimas
Žinoma, dalyvavimo lygis yra visiškai nulis. Kiekvienas darbuotojas turi tik atitikti užimamų pareigų reikalavimus.
9. Pokytis
Pokyčiai yra tai, ko labai bijoma. Jei ji turi būti pakeista, laikoma, kad struktūra nepavyko, nes ji turi modifikuoti savo veiksmus.
10. Aplinka
Į aplinką žiūrima kaip į tai, kas nesikeičia ir kuri visada lieka nepakitusi. Tai praktiškai laikoma kažkuo statišku.
Biurokratinės administravimo mokyklos pranašumai
Tarp svarbiausių jo pranašumų randame:
- Darbe siekiama tikslų.
- Kiekvienas narys žino, kokios yra jų pareigos.
- Parašytos taisyklės yra aiškios ir tikslios.
- Procesai yra įprasti, yra labiau automatizuoti ir turi mažiau klaidų.
- Bendrovė turi tęstinumą, nors keičiasi personalas.
- Konfliktų yra mažiau, nes visi žino, ką daryti.
- Tai patikima, nes procesai buvo išbandyti ir veikia.
Biurokratinės administravimo mokyklos trūkumai
Svarbiausi trūkumai yra šie:
- Santykiai yra neasmeniški.
- Tai sukuria atitikimą darbe, visada daroma tas pats.
- Verslo modeliai gali būti labai griežti.
- Gaištamas laikas tvarkant dokumentus ir atliekant sunkias oficialias procedūras.
- Tai gali sukelti piktnaudžiavimą valdžia.
- Tai sukelia pasipriešinimą pokyčiams.
Apibendrinant galima pasakyti, kad biurokratinė vadybos mokykla siekia efektyvumo taikydama racionalius principus. Biurokratinė valdymo struktūra yra moksliškai sukurta taip, kad viskas veiktų tiksliai, ypač siekiant organizacijos tikslų ir uždavinių.