Projekto valdymas yra procesas, užtikrinantis, kad projektas bus parengtas nuo pradžios iki galo su visais skirtais ištekliais ir numatytu laiku.
Projektų valdymas yra disciplina, kurios išmokta daugiausia iš patirties. Priešingai nei apskritai vyksta su verslo valdymu, nėra tiek daug susietos bibliografijos.
Projektai gali būti skirtingo pobūdžio; komercinės, aplinkosaugos, teisinės, švietimo ir kt. ir kiekvienai sričiai yra apribojimų ir veiksnių, kurie gali turėti įtakos projektui pakeisti jo pradinį projektą, pratęsiant laiką ar išteklius.
Projekto valdymo ypatybės
Sunku tai nurodyti apibrėžime, tačiau jį būtų galima supaprastinti taip.
Projektas turi tikslą, kurį reikia suskirstyti į kelis konkretesnius. Taip, labai panašus į tyrimą, tačiau šiuo atveju kiekvienam konkrečiam tikslui turi būti bent šie komponentai:
- Vykdymo laikas.
- Vykdymo tikslas.
- Susiję šaltiniai.
- Vykdymo grafikas (pavyzdžiui, nuo kovo iki gruodžio, įskaitant visas ne darbo dienas, pvz., Atostogas ir valstybines šventes).
- Stebėsenos rodikliai.
- Atsakingas už tą tikslą.
Labai naudinga projekto valdymo priemonė yra Ganto diagrama, leidžianti grafiškai vizualizuoti projektą, paskirstant kiekvieną jo etapą spalvotai.
Kitas labai svarbus momentas yra nuolatinė stebėsena ir nenumatytų atvejų planas kiekvienam atvejui.
Kuriant projektą gerai sudaryti galimų rizikų sąrašą ir priemones, kurių reikėtų imtis, norint jas realizuoti. Tai leis jums greitai veikti be improvizacijų.
Nuolat žiūrėkite į veiklą ir biudžetą
Veiklos turi būti vykdomos iki procento iki šiol, todėl svarbu nustatyti etapus. Pavyzdžiui, trijų etapų projektas:
- 1: Nuo kovo iki birželio 30% veiklos ir 20% biudžeto
- 2: Birželio - rugsėjo mėn. 50% veiklos ir 50% biudžeto
- 3: Spalio - gruodžio mėn. 100% veiklos ir 100% biudžeto
Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, būtų pavojinga, jei, pavyzdžiui, 2 etape būtų vykdoma tik 40% veiklos ir vis dėlto būtų išleista 50% biudžeto. Tai palieka 10% išteklių sumažėjimą, kuris turi būti pakoreguotas, paliekant projektą pažeidžiamą tolesniems pokyčiams.
Kitas šio pavyzdžio skaitymas yra tas, kad paskutinis ketvirtis yra labai judrus ir intensyvus, nes pusė projekto yra sukurta, todėl labai svarbu jį stebėti.
Paprastai yra tendencija manyti, kad projektai yra proporcingai vykdomi. Tai yra, veikla paskirstoma teisingai per visą laikotarpį, tačiau iš tikrųjų tai priklausys nuo vykdomo projekto tipo.
Jei tai yra edukacinis projektas, logiška, kad tai turėtų būti pritaikyta mėnesiams, kuriais mokiniai lanko mokyklą, paliekant atostogų mėnesius laisvus arba atliekant mažiau veiklos.
Kitas svarbus pavyzdys yra susijęs su oru. Pavyzdžiui, statybų projektai žiemos mėnesiais vėluoja, nes lietūs ar šaltis lemia pokyčius ir ekstremalias situacijas.
Trumpai tariant, projekto valdymas reikalauja išankstinio vertinimo finansinėje, techninėje, aplinkosaugos, teisinėje ir komunikacinėse srityse, siekiant sužinoti, kokį poveikį jis turės aplinkai ar kokius smūgius jis galėtų patirti vystydamasis.
Štai kodėl kiekvieną kartą projektus sudaro daugiadisciplininės komandos, kurios teikia žinių iš įvairių sričių, siekdamos sumažinti neapibrėžtumą ir pasiekti norimą įvykdymą numatytu laiku. Tai galiausiai būtų sėkmingas projektų valdymas.
