Projekto planavimas susideda iš sistemingo įvairių vykdytinų užduočių organizavimo proceso ir būtinų išteklių jiems atlikti.
Taigi, planuojant projektą, reikia atlikti visų projekto etapų veiksmų planą. Šia prasme mes kalbame apie sistemingą organizavimą, nes tam reikia atlikti keletą veiksmų. Be to, jūs turite žinoti, ką turite ar galite turėti, kad pasiektumėte tikslus.
Kodėl svarbu planuoti projektą?
Kai iškyla kažkas, ko nesitikime, gali būti improvizacija. Tačiau tai nėra gera idėja tai padaryti valdant projektą. Nors tiesa, kad yra procesų, kurie gali atrodyti paprasti, dauguma jų yra labai sudėtingi. Todėl jų planavimas tampa būtina veikla.
Todėl turime aiškiai žinoti, ko norime ir kaip norime to pasiekti, kad padarę klaidą galėtume imtis taisomųjų priemonių. Turime gerą planą, kai norime sukurti idėją, naują gamybos formą, technologinę pažangą ar bet kurį kitą projektą.
Kaip vykdyti projekto planavimą
Tada pamatysime veiksmus, kurių turime imtis, kad tinkamai suplanuotume projektą. Savo ruožtu turime žinoti, kad tai yra svarbu, nes jie leidžia mums susisteminti veiklą ir laiką, kurį skiriame kiekvienam. Lygiai taip pat neturime pamiršti fakto, kad planas savo ruožtu yra vienas iš projekto įgyvendinimo etapų.
- Pirmas ir svarbiausias dalykas yra tiksliai žinoti, ko mes norime: Jūs turite apibrėžti projekto apimtį. Norėdami tai padaryti, turime žinoti visas detales, ko norime pasiekti.
- Kita vertus, kaip papildymą ankstesniam žingsniui, būtina išanalizuoti galimybes: Gera idėja yra nenaudinga, jei ji nėra perspektyvi. Tai reiškia, kad projektą turi būti įmanoma įgyvendinti tinkamomis sąlygomis.
- Be to, svarbu žinoti, koks bus mūsų biudžetas ir kokius išteklius (įskaitant žmogiškuosius) turėsime: Šis projekto etapas leidžia jums rasti investuotojų, partnerių, bendradarbių ir net darbuotojų.
- Kita vertus, būtina parengti skirtingus darbo procesus: Šis trečiasis žingsnis susijęs su pasiūlymu, kaip projektas bus pradėtas. Turite apibrėžti, kokios bus užduotys ar veikla ir kaip jie bus vykdomi. Kuo daugiau detalių įtrauksime, tuo geriau.
- Rezultatų vertinimas: Dabar reikia aprašyti, kaip bus peržiūrimi ir įvertinti projekto rezultatai. Būtina žinoti matuotinus rodiklius, parametrus ar kintamuosius. Šis žingsnis yra svarbus norint iškelti galimas korekcijas ir nenumatytų atvejų planus.
Visi šie etapai baigsis parengus ataskaitą, kuri bus projekto planas. Šis vadovas leis kiekvienam sužinoti kelią, kaip jis bus nueitas ir koks bus jų indėlis.
Projekto planavimo pavyzdys
Įsivaizduokime, kad norime įgyvendinti projektą, kurį sudaro bulvių traškučių gamyklos sukūrimas. Mes patikrinome, ar rinka reikalauja tų, kuriuos valgėme būdami vaikai mūsų miesto mugėse. Na, jūs turite pradėti dirbti ir gerai suplanuoti veiksmus, kuriuos reikia atlikti.
Mes matome, kad tai, ką darome, yra sekti projekto planavimo etapus. Pirmiausia mes apibrėžiame, ko norime, bulvių traškučių fabriką. Vėliau analizuojame, ar tai perspektyvu, atliekame rinkos tyrimą ir patikriname, ar tai yra paklausus produktas. Trečia, biudžetas, mes turime žinoti, ko mums reikia, kad juos pagamintume ir kaip jį finansuosime. Tada mes kuriame darbo procesus ir kaip juos vertinti ateityje.