Proceso analizė yra metodika, apibūdinanti skirtingus proceso sudarymo etapus.
Svarbu pažymėti, kad būtina išanalizuoti kiekvieną proceso etapą, nes kai kurie iš jų sukuria pridėtinę vertę, o kiti - tik atliekas. Analizė leidžia nustatyti tuos veiksmus, kurie neigiamai veikia įmonės veiklą. Atliekant proceso analizę siekiama sumažinti atliekų susidarymo etapus arba juos pašalinti.
Kita vertus, procesų veikimo žinojimas ir supratimas padeda pagerinti ir užtikrinti įmonės konkurencingumą. Tai leidžia bendrai išnagrinėti, kaip veikia procesai, ir galima gauti net skaitinius duomenis. Šie duomenys pateikia procesui reikalingo laiko, atliekų kiekio, dalyvaujančių žmonių skaičiaus ir reikalingų išlaidų rodiklius.
Galiausiai, atliekant proceso analizę, siekiama atskirti procesus sudarančius žingsnius. Tada ištirkite kiekvieną žingsnį atskirai, kad galiausiai nustatytumėte, ar jis veikia tinkamai, ar ne, ieškokite būdų, kaip juos pagerinti.
Svarbios proceso analizės sąvokos
Visų pirma, svarbiausios sąvokos, kurias reikia įvaldyti norint geriau suprasti proceso analizę, yra šios:
Kas yra procesas?
Procesas - tai žingsnis ar veikla, susijusi su tikslu pasiekti tam tikrą rezultatą. Kiekvienas procesas apima daugybę įėjimų, kurie yra transformuojami siekiant gauti išėjimus. Rezultatai atitinka galutinį arba laukiamą rezultatą.
Kas yra analizė?
Dabar analizė yra metodas, kurį sudaro komponentų, sudarančių visumą arba vienetą, nustatymas. Tada mes atskiriame kiekvieną komponentą. Kiekvienas komponentas turi būti išsamiai išnagrinėtas, norint žinoti jo ypatybes, pobūdį ir veikimą.
Proceso analizės kūrimo žingsniai
Pagrindiniai proceso analizės žingsniai yra šie:
1. Procesų identifikavimas
Norėdami pradėti atlikti procesų analizę, pirmiausia turite nustatyti procesus, kurie sukelia problemą. Tai, siekiant juos patobulinti. Turi būti tobulinami tie procesai, kurie neatitinka nustatytų tikslų.
2. Paskirkite darbo grupę
Nustačius tobulintinus procesus, kitas žingsnis yra paskirti žmonių grupę, kuri turėtų juos peržiūrėti ir analizuoti. Tinkamiausia bus pasirinkti tuos žmones, kurie žino apie procesus arba yra su jais susiję.
Darbo grupę turi sudaryti:
- Asmuo, kuris imasi komandos vadovo vaidmens.
- Bendrovės vadovas, turintis sprendimus.
- Darbuotojų grupė, susipažinusi su procesu.
- Kitų skyrių darbuotojai, norintys atidžiai stebėti patobulinimus.
3. Sukurkite proceso schemą
Tada sudaroma proceso schema. Ši schema leidžia lengvai grafiškai vizualizuoti tobulintiną procesą. Diagrama leidžia jums suprasti procesą paprastai ir laikyti kiekvieną komandos narį atsakingu už užduotis, kurias jie turi atlikti. Šiame etape patogu apibrėžti proceso analizės pradžios ir pabaigos datas.
4. Žinokite esamą proceso situaciją
Šis žingsnis leidžia sužinoti, kaip vyksta procesas. Vėliau reikia ieškoti optimalaus būdo jai įgyvendinti, kad būtų pasiekti geresni rezultatai. Norint pagerinti procesą, svarbu žinoti dalyvaujančių darbuotojų nuomones. Taip pat būtina peržiūrėti skaitinius duomenis apie proceso efektyvumą, koks yra galutinis proceso tikslas ir kliūtys, kurios gali turėti jam įtakos.
5. Nustatykite tobulinimo aspektus
Žinant dabartinį proceso našumą, svarbu nustatyti, kuriuos aspektus reikia tobulinti. Patobulintini aspektai turi būti siejami su numatomais proceso tikslais.
6. Pertvarkykite patobulintą procesą
Galiausiai, atlikus visus ankstesnius veiksmus, naujas patobulintas procesas yra pertvarkytas. Šį pertvarkymą galima atlikti naudojant visą informaciją, kuri buvo gauta per visus minėtus veiksmus. Naujo proceso pertvarkymas turėtų būti sutelktas į tikslų įgyvendinimą. Jei bus pasiekti numatyti tikslai, analizė bus sėkminga ir įmonė veiks efektyviau.
Proceso analizės atlikimo nauda
Neabejotinai proceso analizės tikslas yra ne tik duomenų ir informacijos rinkimas. Svarbu tai, kad gautus duomenis ir informaciją galima panaudoti atitinkamiems ir būtiniems procesų patobulinimams. Priešingu atveju jūs eikvotumėte tik laiką, pastangas ir išteklius.
Nauda, kurią galima pasiekti naudojant šią metodiką, yra:
- Pagerinkite procesų kokybę.
- Padidinkite įmonės efektyvumą.
- Sumažinkite įgyvendintų procesų išlaidas.
- Supaprastinkite darbą ir veiklą.
- Padaryti darbą apskritai efektyvesnį ir saugesnį.
Procesų analizės tipai
Du svarbiausi proceso analizės tipai yra šie:
- Proceso užduoties analizė: Analizuojant proceso užduotis, pagrindinis dėmesys skiriamas žmonių atliekamoms veikloms ir užduotims. Todėl šioje analizėje svarbiausia yra žmonės arba tai, ką jie daro.
- Proceso produktų analizė: Produkto analizė orientuota į tai, ką galima padaryti objektui. Svarbiausia yra objektas arba tai, ką su juo galima padaryti.
Be abejo, analizėje galite rasti viso proceso žingsnių eiliškumą. Šiuos žingsnius ir juos atitinkančią tvarką galima pavaizduoti grafiškai, naudojant konkrečią simboliką.
Proceso analizės užduotis
Paprastai, norėdami atlikti proceso analizę, galite naudoti paprastą lapą, kuriame turi būti šie stulpeliai:
- Skaičius: Čia nurodomas skaičius, atitinkantis kiekvieną proceso etapą, pagal reikalingą tvarką.
- Veiksmai: Stulpelis „Veiksmai“ naudojamas kiekvienam žingsniui, kurį reikia atlikti procese, įrašyti ir apibūdinti.
- Srautas: Simbolika, naudojama vizualizuoti proceso srautą, dedama į srauto stulpelį.
- Orai: Šiame stulpelyje naudojamas tinkamas laiko matavimo vienetas kiekvieno veiksmo rezultatams įrašyti.
- Grafiniai simboliai: Šiame skyriuje teisinga kiekvieno proceso etapo tvarka pavaizduota simboliais.
Proceso analizės darbalapis bus pateiktas taip:
Pabaigai darome išvadą, kad procesų analizė yra labai naudinga metodika bet kuriai įmonei, nes kai atliekama adekvati proceso analizė, labai lengva nustatyti ir įvertinti visus veiksmus, kurie gali būti patobulinti esamuose procesuose. tam tikros rūšies problema. Be to, tai padeda priimti sprendimus pertvarkant procesus, kuriuos reikia tobulinti, kad būtų galima pasiekti tikslus.